Gắn liền với việc chuyển đổi mô hình dạy trực tiếp thành trực tuyến, vấn đề nguồn tài liệu điện tử cung cấp cho người học được đặt ra cấp thiết hơn bao giờ hết. Nguồn tài nguyên này là yếu tố phục vụ thiết thực và hiệu quả cho công tác quản lý, công tác đào tạo, nghiên cứu hướng tới mục tiêu trở thành cơ sở giáo dục tiên tiến đạt chuẩn trong khu vực và trên thế giới. Bài viết này được trích xuất từ kết quả của đề tài nghiên cứu do Trung tâm Công nghệ thông tin và Thư viện thực hiện về: “Thực trạng và giải pháp phát triển nguồn tài nguyên điện tử phục vụ các hoạt động của Học viện Phụ nữ Việt Nam”. Bài viết phác thảo thực trạng của việc xác định, phân loại, phát triển nguồn tài nguyên điện tử hiện có của Học viện và giải pháp kết nối, khai thác, sử dụng nguồn tài nguyên điện tử khác phục vụ các hoạt động của Học viện.

Sự phát triển của công nghệ thông tin (CNTT) trong những năm gần đây khiến nhu cầu của người dạy và người học không chỉ gói ghém trong những cuốn sách, những tài liệu giáo trình vật lý, thay vào đó là những tài liệu điện tử, tài liệu số với tính năng tương tác và khả năng tiếp cận đa dạng trong môi trường học tập tiên tiến. Vấn đề phát triển nguồn tài nguyên điện tử đã được nhiều chuyên gia nghiên cứu về thư viện quan tâm khai thác tại các hội thảo khoa học và trong những nghiên cứu của cá nhân, tập thể. Các nghiên cứu liên quan được nhóm nghiên cứu tham khảo đều khẳng định vai trò quan trọng của tài nguyên điện tử đối với tiến trình phát triển của xã hội bùng nổ thông tin hiện nay.

Tại Học viện Phụ nữ Việt Nam, Thư viện chưa cung cấp thông tin cho người dùng dưới dạng các giáo trình điện tử, luận văn điện tử, kết quả nghiên cứu khoa học điện tử hoặc các thông tin, tư liệu chuyên ngành điện tử… Nguồn tài nguyên giấy hiện có tại Thư viện không đa dạng để đáp ứng nhu cầu phục vụ học tập và các hoạt động khác của Học viện như quản trị cơ sở vật chất, quản trị nhân sự, hợp tác quốc tế. Trên cơ sở định hướng của Học viện, để góp phần hỗ trợ việc nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập của giảng viên, sinh viên theo hướng chú trọng trang bị năng lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ) sát với thực tế, Trung tâm CNTT và Thư viện xác định tài liệu điện tử đặc thù của Học viện và các tài nguyên điện tử từ các nguồn khác có thể sử dụng tham khảo là một trong những công cụ hỗ trợ nhanh nhất, tích cực nhất và thuận lợi nhất. Nguồn tài liệu này sẽ đáp ứng nhanh nhu cầu thông tin nâng cao chất lượng bài giảng, kết quả học tập và nghiên cứu khoa học của Học viện. Tuy nhiên, song song với việc phát triển, khai thác, cung cấp, sử dụng nguồn tài nguyên điện tử cho giảng viên, nghiên cứu viên, sinh viên và học viên của Học viện cũng cần có các phương án quản lý chặt chẽ để tránh nhân bản, phát tán rộng rãi vi phạm bản quyền và quyền sở hữu trí tuệ. Đồng thời, đây cũng là nền tảng để từng bước xác lập dịch vụ truy cập, sử dụng nguồn tài nguyên điện tử có trả phí tại học viện.

Xây dựng kho tài nguyên điện tử sẽ tạo ra một môi trường và cơ hội bình đẳng, rộng mở cho tất cả mọi người đều có thể sử dụng nguồn tài liệu học tập, bởi nó không bị giới hạn về không gian và thời gian; Giúp đa dạng hóa các loại hình tài liệu, bổ sung một nguồn tài liệu mới, dưới hình thức các tư liệu trực tuyến, đĩa CD-ROM giảm tải các kho chứa tài liệu.Tính hiệu quả của tài nguyên điện tử còn được thể hiện ở sự tiết kiệm thời gian và kinh phí cho người xây dựng, bảo quản và người sử dụng; Tài nguyên điện tử sẽ phục vụ có hiệu quả hơn cho việc đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo, đặc biệt là đào tạo theo tín chỉ, đào tạo trực tuyến của nhà trường; Tạo lập một nguồn lực thông tin đủ mạnh để sẵn sàng kết nối, chia sẻ tư liệu học tập, nghiên cứu với thư viện. Tạo ra những điều kiện mới trực tiếp đưa ứng dụng CNTT phục vụ cho việc đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo, đặc biệt là đào tạo theo học chế tín và đào tạo trực tuyến (E-Learning) mà các trường đại học đang đặt trọng tâm thực hiện.

Nhóm nghiên cứu đã thực hiện khảo sát bảng hỏi 80 sinh viên và 37 viên chức; phỏng vấn sâu 9 viên chức và 3 sinh viên thuộc học viện và Phân hiệu tại Tp. Hồ Chí Minh. Dưới đây là kết quả sơ bộ về thực trạng và nhu cầu sử dụng tài nguyên điện tử của viên chức và sinh viên được khảo sát.

Hình thức sử dụng sách, báo, tạp chí, thông tin bản mềm của viên chức chức chủ yếu là xin chia sẻ từ tác giả hoặc xin chia sẻ từ người khác. Nguồn tài liệu phải mua không nhiều. Mức độ sử dụng sách, báo, tạp chí, thông tin bản mềm của viên chức: Loại tài liệu bản được cán bộ, viên chức sử dụng thường xuyên nhất là Giáo trình chuyên ngành, Sách tham khảo/chuyên khảo, Bài báo/tin đăng báo.

Thông qua việc khảo sát qua bảng hỏi, tổ chức hội thảo và phỏng vấn sâu nhóm nghiên cứu nhận thấy cán bộ, viên chức của học viện thường xuyên tiếp cận thông tin bằng phương tiện máy tính, điện thoại di động là chủ yếu. Ngoài ra sách, báo, tạp chí cũng được sử dụng. Tuy nhiên, họ đều xác nhận đối với tài nguyên điện tử thì lượng tài liệu tại học viện chưa đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng phục vụ công tác chuyên môn như giảng dạy, nghiên cứu, hành chính…Các cá nhân được phỏng vấn đều khẳng định sẵn sàng đóng góp, chia sẻ tài liệu của bản thân miễn phí cho người sử dụng. Đối với vấn để trả phí cho mỗi lần sử dụng hầu hết các ý kiến đưa ra đều mong muốn được miễn phí hoặc nếu có thì chỉ dưới 20.000đ/lần. Tuy nhiên, người được phỏng vấn cũng đề xuất học viện có chế tài cụ thể đối với các đơn vị trong công tác thu thập tài liệu điện tử cũng như khuyến khích các cá nhân đóng góp tài nguyên điện tử bằng các hình thức như cộng điểm cho mỗi lần chia sẻ tài liệu để được download những tài liệu khác. Ngoài ra, phân hiệu mong muốn học viện quan tâm nâng cấp thư viện của phân hiệu để đảm bảo việc kết nối dữ liệu điện tử với Trung tâm CNTT và Thư viện tại Hà Nội.

Theo kết quả phiếu khảo sát của 80 sinh viên đến từ 3 khóa đang đào tạo tại Học viện cho thấy:

Hình thức sử dụng tài liệu điện tử của sinh viên chủ yếu là xin chia sẻ tài liệu điện tử từ người khác. Một số ít tài liệu cũng được sinh viên xin chia sẻ từ tác  giả như Bài báo/tin đăng báo, Bài giảng/giáo án, Báo cáo đề tài nghiên cứu, Thông tin trao đổi/phỏng vấn. Tài liệu phải mua chủ yếu là Từ điển (tiếng Việt, Anh….) và một số sách chuyên ngành, sách tham khảo.

Theo thống kê từ các  phiếu khảo sát, phỏng vấn sâu sinh viên, cho thấy,  đa phần sinh viên đã biết cách  tiếp cận thông tin thông qua website, facebook/mạng xã hội, bước đầu biết cách sử dụng, chia sẻ tài nguyên điện tử phục vụ học tập. Nhu cầu sử dụng tài nguyên điện tử của các em chủ yếu tập trung vào loại hình tài liệu là sách chuyên ngành, sách tham khảo/chuyên khảo, đề cương môn học/báo cáo, câu hỏi ôn tập, bài giảng/giáo án điện tử mà ít quan tâm đến các tài liệu có tính chất nghiên cứu chuyên sâu như khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học, luận văn, luận án… Thêm nữa, kết quả khảo sát cũng đưa ra những đề xuất cho công tác phát triển nguồn tài nguyên điện tử bằng cách tăng cường cung cấp sách, báo, tạp chí online và các file mềm, excel, powerpoint, PDF…. Đánh giá về tài nguyên điện tử, sinh viên khẳng định giá trị, lợi ích của loại hình tài liệu này tuy nhiên cũng đưa ra một số hạn chế so với tài liệu in như độ tin cây, chính xác không cao vì vậy khó dẫn nguồn; Thông tin hay bị nhiễu loạn do quá tải và muốn sử dụng cần có kỹ năng công nghệ thông tin tốt. Sinh viên mong muốn học viện xây dựng kho tài nguyên điện tử khoa học, dễ tìm kiếm, dồi dào thông tin, có sự đóng góp trực tuyến của bạn đọc đối với việc chỉnh sửa, bổ sung thông tin. Việc sử dụng tài liệu có thể được tính phí tuy nhiên không nên quá 10.000đ/lần. Các sinh viên được phỏng vấn đều khẳng định sẽ tích cực chia sẻ, đóng góp tài nguyên cho thư viện.

Giải pháp và khuyến nghị phát triển nguồn tài nguyên điện tử được đề xuất là: 

Thu thập nguồn tài liệu điện tử nội sinh. Nguồn tài nguyên điện tử nội sinh có thể thu thập phục vụ công tác lưu trữ tài liệu của thư viện bao gồm: Luận án, luận văn; Giáo trình; Bài giảng; Đề cương môn học; Bộ đề thi, câu hỏi ôn tập; Đề tài nghiên cứu khoa học; Tạp chí Khoa học chuyên ngành; Bài báo phục vụ theo chuyên ngành đào tạo; Báo cáo nghiên cứu khoa học; Báo cáo, kỷ yếu hội nghị, hội thảo…Nguyên tắc thu thập tài liệu dựa trên văn bản về chính sách thu thập tài liệu nội sinh với từng đối tượng đang tham gia làm việc, giảng dạy, nghiên cứu và học tập trong nhà trường.

Số hóa tài nguyên. Số hoá tài liệu chuyển đổi từ hình thức truyền thống thành dạng tài liệu số (dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… ) được máy tính nhận biết đúng định dạng và được sử dụng trên máy tính. Có 3 cách tiến hành số hoá tài nguyên điện tử mà Thư viện của Học viện có thể áp dụng. Một là mua tài nguyên thông tin điện tử từ các nhà cung cấp/xuất bản/cá nhân (trước khi in ra giấy) hoặc trao đổi nguồn tài liệu điện tử, tài liệu số với các đối tác; Hai là truy cập, khai thác từ việc liên kết đến các nguồn tài liệu số có cùng nội dung thông tin/thông tin chuyên biệt trên Internet; Ba là tổ chức số hóa nguồn tài nguyên thông tin truyền thống bằng phương pháp quét hay nhập lại thông tin từ bàn phím của máy tính điện tử.

Để tiến hành số hóa tài liệu xây dựng kho tài nguyên thông tin số cần phải chú trọng đến các yếu tố như: Xác định mục tiêu số hóa tài liệu; Vấn đề công nghệ/lựa chọn phần mềm quản lý; Lựa chọn tài liệu để số hóa; Thực hiện Quy trình số hoá và xử lý tài liệu sau số hóa chặt chẽ; Nguồn nhân lực phục vụ số hóa tài liệu; Kinh phí số hóa tài liệu; Vấn đề đảm bảo bản quyền…

Mua, trao đổi với nguồn dữ liệu của các trung tâm TT-TV. Học viện Phụ nữ Việt Nam có thể tăng cường nguồn tài nguyên điện tử bằng cách mua, trao đổi nguồn dữ liệu thông qua việc đăng ký tham gia các tổ chức Liên hiệp Thư viện; Câu lạc bộ Thư viện; tham gia mạng lưới thư viện toàn cầu OCLC để tranh thủ sự giúp đỡ về đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ thư viện; chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện đại học trong Liên hiệp; hợp tác giữa các thư viện để bổ sung tài liệu điện tử dùng chung. Đăng ký tham gia làm một trong những thành viên của Mạng lưới các Trường đại học, Học viện có sự tương đồng về chuyên ngành đào tạo để dùng chung các nguồn tin điện tử phục vụ các hoạt động của Học viện đặc biệt là nghiên cứu và đào tạo với mức đầu tư thấp nhất và hiệu quả sử dụng cao nhất.

Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của người cung cấp dịch vụ và người sử dụng thư viện. Đào tạo người cán bộ thư viện trở thành người tổ chức và chuyên gia thông tin trong môi trường ‘số’. Họ có nhiệm vụ: Thu thập tư liệu; Thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho thư viện số; Biên mục; Xây dựng kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số; Tạo lập các giao diện thân thiện với người sử dụng trong hệ thống mạng; Xây dựng các chính sánh, tiêu chuẩn liên quan đến thư viện; Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lượng cao với giá trị gia tăng; Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trường mạng; Bảo đảm an ninh thông tin.

Đối với người sử dụng thư viện. Phát triển tài nguyên điện tử cuối cùng cũng là đáp ứng, phục vụ tốt nhất nhu cầu người dùng tin. Vì vậy người dùng tin là động cơ xây dựng và phát triển và cũng là người thẩm định cuối cùng tài nguyên điện tử của thư viện. Bởi lẽ đó, khi tiến hành xây dựng và phát triển dạng tài nguyên này cần nghiên cứu nhu cầu, trình độ nhận thức của nhóm người dùng tin chức năng của mình để xác định diện ưu tiên trong bộ sưu tập số. Đồng thời, cần đào tạo, nâng cao kỹ năng sử dụng, khai thác, chia sẻ thông tin điện tử của người sử dụng thư viện bảo đảm sự hài hòa giữa việc cung cấp tài nguyên của thư viện và việc sử dụng tài nguyên của người dùng tin.

Nâng cấp, bổ sung hệ thống phần mềm quản lý, hạ tầng thiết bị Công nghệ thông tin đảm bảo hiện thực hóa các giải pháp tăng cường nguồn tài nguyên điện tử của học viện.   Ngoài ra, để phục vụ công tác phát triển nguồn tài nguyên điện tử, Học viện Phụ nữ Việt Nam cần đầu tư Hệ thống mạng, phòng multimedia đảm bảo vận hành trên hệ thống mạng LAN, WAN hoặc thông qua VPN. Xây dựng phòng đọc tài liệu số cho sinh viên với hệ thống máy tính truy cập nhanh và hiện đại. Đầu tư thiết bị công nghệ thông tin phục vụ số hóa

Hiện nay, trong giai đoạn bước đầu xây dựng nguồn tài nguyên điện tử, việc đầu tiên học viện cần tăng cường sưu tập nhiều CSDL tạp chí miễn phí có giá trị như Agora, Hinari, OARE, ARDI, Lyell Collection, World Bank, IMF, MDPI, JSTOR, Digital Libraries and Archives, DMOZ – Open Directory Project, The New School for Social Research, các tạp chí và nguồn thông tin miễn phí của INASP, SAGE Open, IngentaConnect, CSDL của thư viện đại học Nevada, Reno, tạp chí khoa học của Viện CLUTE, CSDL tạp chí và sách điện tử của Taylor & Francis, Cổng chỉ dẫn tạp chí miễn phí DOAJ – Directory of Open Access Journals. Đây là những nguồn học liệu có chất lượng và uy tín cao vì được xây dựng và phát triển bởi các tổ chức và nhà xuất bản danh tiếng, và thường được thẩm định trước khi xuất bản. Các nguồn tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các quốc gia đang phát triển và kém phát triển do thiếu hụt về ngân sách để mua quyền sử dụng các CSDL đắt tiền. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, phương pháp thực thi khoa học, nguồn lực đầu tư mạnh mẽ, tinh thần làm việc hăng say, đoàn kết, có thể tin rằng thư viện Học viện Phụ nữ Việt Nam sẽ từng bước trở thành một cơ quan truyền thông đại chúng, một trung tâm phát triển văn hóa và là động lực góp phần đổi mới giáo dục, đẩy mạnh sự phát triển xứng tầm của học viện trong thời kỳ công nghiệp 4.0./.